Inspeccion De Trabajo: Justificacion De Dietas

Una empresa de construcción venía abonando una cantidad en nóminas en concepto de dietas y manutención por los trabajos realizados fuera del domicilio habitual del trabajador y fuera del centro habitual de trabajo de partida. Por acuerdo entre empresa y trabajadores se pagaba una cantidad mensual fija con independencia que unos meses se hicieran mas desplazamientos que otros.

El convenio colectivo de la construcción de Navarra establece: "Siempre que el desplazamiento se produzca a un centro de trabajo situado en distinto término municipal y que, además, diste 15 km o más del centro de trabajo de partida y de la residencia habitual del trabajador, dará lugar al devengo de los siguientes conceptos compensatorios:1. Si el desplazamiento es de duración que no exceda de un año, se devengarán dietas si no puede pernoctar en su residencia habitual, y medidas dietas si puede pernoctar en ella.a) La dieta es un concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.b) El trabajador percibirá dieta completa cuando, como consecuencia del desplazamiento, no pueda pernoctar en su residencia habitual. Se devengará siempre por día natural.c) Cuando el empresario organice y costee la manutención y alojamiento del personal desplazado, siempre que reúna las condiciones exigibles y suficientes, solamente satisfará el 20% de la dieta completa.d) Se devengará media dieta cuando, como consecuencia del desplazamiento, el trabajador afectado tenga necesidad de realizar la comida fuera de su residencia habitual y no le fuera suministrada por la empresa y pueda pernoctar en la citada residencia. La media dieta se devengará por día efectivo trabajado.e) La dietas o medias dietas se percibirán siempre con independencia de la retribución del trabajador y en las mismas fechas que ésta; pero que en los desplazamientos de más de una semana de duración, aquél podrá solicitar anticipos quincenales a cuenta, y a justificar, sobre las mencionadas dietas."

La cantidad abonada en concepto de dietas es la del convenio y esta por debajo de los límites establecidos para su cotización y retención.

Ante visita de la Inspección de Trabajo y la percatación por la misma del pago de dietas se solicita por la Inspección justificante de dietas ordenadas por trabajador y período.

La empresa carece de los tickets o fras de restaurantes ya que no se los pide a los trabajadores y como justificante presenta un documento que se elabora mensualmente con los días y desplazamientos realizados por el trabajador junto con las fras emitidas por la empresa de las obras realizadas y lugares que justifican la necesidad del desplazamiento.

La respuesta de la Inspección es que la documentación presentada no justifica el gasto y que hay que presentar los tickets, fras etc.

El convenio no establece nada de la obligación de pedir tikets a los trabajadores solamente, entiendo, justificar la necesidad del desplazamiento. Por tanto ¿puede exigir la Inspección estos tikets para justificar las dietas? ¿Es obligatorio conservar los tikets para quedar las dietas exentas de cotización y retención? ¿Existe alguna sentencia o criterio que pueda presentar ante la Inspección para justificar las dietas sin necesidad de presentar estos tickes o fras ? ¿Es suficiente justificación las fras emitidas por la empresa con las obras realizadas en los lugares distintos a la residencia habitual del trabajador o del centro de trabajo de partida? Ante esta situación ¿Puede exigir la inspección la cotización de estas dietas con el recargo correspondiente?

Gracias y un saludo

 07/03/2017 usuario1374

Respuesta de despacho:

 07/03/2017 despacho1
Buenas tardes:

En primer lugar, efectivamente, el artículo 23 del Convenio Colectivo de la construcción de Navarra establece sobre las dietas, lo siguiente:
“Siempre que el desplazamiento se produzca a un centro de trabajo situado en distinto término municipal y que, además, diste 15 km o más del centro de trabajo de partida y de la residencia habitual del trabajador, dará lugar al devengo de los siguientes conceptos compensatorios:
1. Si el desplazamiento es de duración que no exceda de un año, se devengarán dietas si no puede pernoctar en su residencia habitual, y medidas dietas si puede pernoctar en ella.
a) La dieta es un concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.
b) El trabajador percibirá dieta completa cuando, como consecuencia del desplazamiento, no pueda pernoctar en su residencia habitual. Se devengará siempre por día natural.
c) Cuando el empresario organice y costee la manutención y alojamiento del personal desplazado, siempre que reúna las condiciones exigibles y suficientes, solamente satisfará el 20% de la dieta completa.
d) Se devengará media dieta cuando, como consecuencia del desplazamiento, el trabajador afectado tenga necesidad de realizar la comida fuera de su residencia habitual y no le fuera suministrada por la empresa y pueda pernoctar en la citada residencia. La media dieta se devengará por día efectivo trabajado.
e) La dietas o medias dietas se percibirán siempre con independencia de la retribución del trabajador y en las mismas fechas que ésta; pero que en los desplazamientos de más de una semana de duración, aquél podrá solicitar anticipos quincenales a cuenta, y a justificar, sobre las mencionadas dietas.
f) Durante el año 2011, la dieta completa se abonará a razón de 32,15 euros diarios. El importe de la media dieta será de 13,24 euros por cada día.
Durante el año 2012, la dieta completa se abonará a razón de 32,47 euros diarios. El importe de la media dieta será de 13,37 euros por cada día”.

En consecuencia, tal y como lo establece el Convenio, la dieta es un concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.

Sin embargo, en este caso, al estar pagando cantidades fijas con independencia de los desplazamientos mensuales reales, la empresa lo que está pagando es salario, y no dietas.

En este sentido, la jurisprudencia, entre otras, sentencia del TSJ de Andalucía, de 20 de junio de 2013, interpreta sobre esta práctica de abonar unas cantidades fijas y periódicas que reciben el nombre de dietas, lo siguiente:
“En las nóminas del trabajador, se recogía como concepto no salarial, bajo la denominación de dietas, sumas constantes en su importe, que se devengan mensualmente. De octubre de 2010 a enero de 2011 en la suma de 200 euros. Desde marzo de 2011 hasta la fecha del despido, la suma por ese concepto fue de 400 euros, salvo dos meses mayo y junio que el importe fue de 375€ y 380€ respectivamente.
Por el cauce del apartado c) del artículo 193 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social denuncia la empresa recurrente la infracción de los artículos 26 del estatuto de los Trabajadores y 109.2 a), en relación con el artículo 18, del Convenio Colectivo del Comercio de Málaga . Razona en su alegato, en esencia, que la cantidad mensual que percibía el actor se correspondían con las dietas devengadas a diario al tener que desplazarse desde Málaga hasta la sede de la empresa, en Mijas Costa. Además, para llevar a cabo sus tareas de repartidor, el trabajador viajaba en distintos días a la semana para cubrir las rutas de Marbella y Nerja, desplazamientos por cuyos gastos la empresa le reembolsaba mensualmente las cantidades que la Juzgadora refleja en el ordinal quinto del relato histórico de su sentencia, las cuales no pueden calificadas como salario sino como compensación por gastos y dietas, es decir, conceptos extrasalariales que no deben tenerse en cuenta a la hora de calcular el salario que servirá de módulo para los efectos del despido.
El motivo debe fracasar. Es cierto, y esta Sala no desconoce, que la doctrina judicial proclama que las dietas, como importe satisfecho al trabajador para paliar los gastos extraordinarios que se realizan por el trabajo, no constituye salario, tal y como proclama el artículo 26.2 de la norma estatutaria. Ahora bien, llama la atención a esta Sala el hecho de que, si la cantidad de 400 euros mensuales que percibía el actor en sus nóminas obedecía a dichos gastos por desplazamientos y dietas, también se percibieron durante los períodos vacaciones comprendidos entre el 29 de diciembre de 2.010 y el 2 de febrero de 2.011 y entre el 22 de enero de 2.012 al 23 de febrero de 2.012”.

En este mismo sentido se pronuncia la Sentencia de 4 marzo de 2005 del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, que señala lo siguiente:
“La primera de las denuncias formulada por la Entidad Gestora afecta a los conceptos retributivos computables en la base de cotización, dado que tanto el artículo 109.2º de la LGSS. como el artículo 23.2º a) del RD 2064/95, excluyen expresamente la inclusión de las «dietas»; efectivamente dichos preceptos impiden computar a los efectos de fijar el importe de la base de cotización dicha partida, habida cuenta de que las dietas carecen de naturaleza salarial, puesto que no retribuyen la actividad laboral, sino que se trata de una retribución de carácter irregular que se debe al trabajador cuando por orden de la empresa éste debe ir provisional o eventualmente, durante cualquier período de tiempo, a población o lugar distinto de aquél en que habitualmente presta sus servicios o dónde radica el centro de trabajo, para efectuar las funciones que le son propias, de manera que no puede realizar sus comidas principales ni pernoctar en su domicilio ordinario diariamente, de modo que se trata de una compensación por los mayores gastos que debe soportar el trabajador a causa de la prestación de servicios fuera de la localidad en la que se encuentra el centro de trabajo.
No obstante, según consta en el ordinal fáctico cuarto de la sentencia de instancia, no impugnado por el INSS, pese a la denominación formal de «dietas» la cantidad que se abona al trabajador es de carácter regular y fijo y no responde a la causa indicada, sino que tiene su origen en un acuerdo suscrito entre el trabajador y la empresa codemandada Comertel SA el 1 de junio de 1994, por virtud del cuál y a causa de haber sido destinado al centro de trabajo sito en Granollers, se le abona una cantidad fija mensual de 166.602.-pesetas, señalando el Juez «a quo» acertadamente que la denominación aplicada de «dietas» no se corresponde con la verdadera naturaleza de esa retribución.
Comparte la Sala plenamente el criterio del Juez de instancia, por cuanto no se da el supuesto de hecho que justifica el abono de dietas, y, a mayor abundamiento, en el Convenio Colectivo de Hostelería, aplicable al caso, existe una expresa previsión retributiva denominada «manutención» como complemento salarial susceptible de ser percibido en especie o en metálico por todos aquellos trabajadores que prestan servicios en centros de trabajo en los que se elaboran comidas, como es el caso que nos ocupa, constando en las nóminas del trabajador el efectivo percibo de dicho complemento, además del denominado «dietas», así como plus de transporte, por lo que atendiendo al origen de ese concepto retributivo y a las condiciones de percibo del mismo a lo largo del tiempo, resulta evidente que no nos hallamos ante un verdadero suplido o indemnización, sino ante una partida de naturaleza salarial”.

Por tanto, como veis, en los casos en que se fija unas cantidades fijas y periódicas como dietas, que no responden a tal denominación, estamos ante retribuciones de carácter salarial.

En cuanto a la necesidad de presentar facturas y justificar las dietas, los tribunales, entre otros, la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 29 de mayo de 2013, establece lo siguiente:
“En consecuencia, siendo la única prueba practicada por la actora la ya mencionada, procede desestimar el recurso en este punto, dado que ningún elemento se ofrece en sede procesal como demostrativo de la correspondencia de las cantidades abonadas como dietas con los gastos realizados por el trabajador, sin que sea suficiente a los efectos pretendidos limitarse a atacar la forma de actuación del funcionario público y de elaboración de las liquidaciones de cuotas, puesto que, como se afirma en la resolución impugnada y esta Sala comparte, la inspección actuante trató de obtener los datos necesarios para poder entender justificadas las cantidades percibidas en concepto de dietas, sin que la empresa recurrente, que es la obligada a justificar los desplazamientos así como las cantidades exentas, facilitara la información requerida, lo que obligó a tomar como base liquidable la propia declaración ante la autoridad fiscal de las dietas abonadas a los trabajadores. En efecto, la carga de probar la naturaleza de las cantidades discutidas, recae en la persona del empresario, y salvo dicha prueba en contrario a cargo de la empresa, que en el presente caso no se ha producido pues, ni siquiera, ha llegado a probar el día y lugar de desplazamiento y su razón o motivo, habrá que concluir que las cantidades percibidas por los trabajadores en concepto de dietas a las que se refieren las Actas, no tenían el carácter compensatorio que les atribuía la empresa para poder ser excluidas de la base de cotización”.

Tal y como señala el Tribunal, en estos casos, es necesario probar el día y lugar de desplazamiento y su razón o motivo.

En este mismo sentido, la Sentencia de 29 diciembre 2004, de la Audiencia Nacional, analizó la justificación de la empresa, en la que se aportaba un certificado, indicando la obligación del trabajador de desarrollar la mayor parte de su trabajo fuera de la fábrica, visitando a los clientes, y dispuso lo siguiente:
“En primer lugar, y en cuanto a las cantidades satisfechas para compensación de gastos de viaje, el TEAC estima que no existe prueba suficiente de los desplazamientos concretos realizados por el interesado, dado que, por una parte, los certificados expedidos por la empresa prueban únicamente que el interesado debía viajar para el desarrollo de su trabajo, y, por otra, la lista de clientes de la empresa prueba que los mismos podían ser visitados por el obligado tributario en el ejercicio de su actividad. Sin embargo, no constan los desplazamientos concretos ni las fechas, por lo que no cabe aplicar los criterios establecidos legalmente para determinar la exoneración de gravamen. En cuanto a las facturas y títulos de transporte aportados, en la mayoría de los mismos no consta el viajero ni quien abono el importe y tampoco el trayecto realizado; facturas de restaurante en las que no consta el número de comensales ni quien abona su importe; tickets de consumiciones en bares y cafeterías por consumidor o consumidores desconocidos; fotocopias de documentos hoteleros en las que no figura quién abona el importe o quién es el cliente alojado reiterándose las citadas circunstancias en fotocopias de billetes de avión y tarjetas de embarque. Por todo ello, confirma la liquidación de los órganos de Inspección sometiendo a gravamen el importe satisfecho al interesado por dietas y gastos de viaje. (…)
Así, para que puedan operar las exenciones de tributación previstas en la normativa expuesta es necesario que se justifique, al menos, la realidad de los desplazamientos y que los mismos se han producido efectivamente en el ejercicio de su actividad laboral. Y a tales efectos no pude considerarse prueba suficiente el certificado de la empresa que indica de manera genérica que el recurrente «está obligado a desarrollar la mayor parte de su trabajo fuera de la fábrica, visitando y vendiendo los productos a los clientes, e incurriendo en diversos gastos de locomoción, manutención y estancia, que le son abonados en nómina» y la relación de clientes de la misma, pues ello sólo indica que tales clientes podían ser visitados por el recurrente en el ejercicio de su actividad laboral, pero no los concretos días y lugares de desplazamiento como es exigible. No resulta tampoco clarificador de dichos extremos, la relación aportada por la parte recurrente ante el TEAC, ya que muchos de ellos tienen su domicilio en el mismo municipio donde se encuentra el centro de trabajo que parece ser Madrid, según se desprende de las nóminas aportadas, no habiéndose acreditado que los desplazamientos al resto de los municipios no superen las cantidades exentas.
Por otro lado, y en cuanto a las copias de facturas aportadas, tampoco justifican los gastos efectivamente realizados, ya que, como señala el TEAC, se refieren a billetes de tren, avión o taxi en los que no constan ni quien realiza el viaje, ni quien abona el importe, ni el trayecto realizado, y, muchas veces, ni el año en que se realizó. Lo mismo ocurre con las facturas de hoteles, restaurantes, bares y cafeterías”.

Por tanto, de acuerdo con el criterio expuesto por la Sala 4º de la Audiencia Nacional, esta justificación de la realidad del desplazamiento exige acreditar que ha existido un desplazamiento concreto por parte del trabajador, en el ejercicio de su actividad laboral, la fecha determinada del desplazamiento, así como el trayecto realizado.

Por todo ello, las conclusiones, en vuestro caso, son las siguientes:
  • La Inspección puede exigir que justifiquéis el importe de las dietas abonadas al trabajador, para que se excluyan de la base de cotización y estén exentas de tributación.
  • Los Tribunales consideran que, en los casos en que se fija unas cantidades fijas y periódicas como dietas, las mismas no responden a tal denominación, y estamos ante retribuciones de carácter salarial.
  • Respecto a su justificación, es necesario probar el día y lugar de desplazamiento y su razón o motivo. Es decir, se exige acreditar que ha existido un desplazamiento concreto por parte del trabajador, en el ejercicio de su actividad laboral, la fecha determinada del desplazamiento, así como el trayecto realizado, por lo que no será suficiente justificación el hecho de presentar facturas por la empresa con las obras realizadas en distintos lugares.

Esperamos haber resuelto su consulta. Llámenos si necesita cualquier aclaración. Reciba un cordial saludo.

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Joaquín Castiella Sánchez-Ostiz
Joaquín Castiella Sánchez-Ostiz
Es Licenciado en Derecho y Diplomado por la Escuela de Práctica Jurídica de la Universidad de Navarra
Izaskun Aldabe Muro
Izaskun Aldabe Muro
Graduada en Derecho por la Universidad Pública de Navarra y Premio Extraordinario Fin de Carrera. Máster de Acceso a la Abogacía en la Universidad Pública de Navarra
Ignacio Chacón Carvalhais
Ignacio Chacón Carvalhais
Graduado en Derecho y Máster de Acceso a la Abogacía por la Universidad Pública de Navarra
José Ángel Brugos Larumbe
José Ángel Brugos Larumbe
Licenciado en Derecho por la Universidad de Navarra