Dietas Sin Justificante

Buenos días,
Hay un trabajador que mensualmente ha percibido un importe en concepto de dietas porque el habitualmente se desplaza por diversos centros de trabajo con vehículo propio. Los peajes de autopista los ha pagado con tarjeta de empresa.
Ahora Hacienda requiere al trabajador la justificación del importe recibido en concepto de dietas y kilometraje. Sin embargo no conservamos ningún ticket (ni restaurantes, ni parkings, ni gasolina).
Vamos a justificarlo con la firma del trabajador del 0.19 € del kilometraje. ¿Podemos incluir además, sin justificante alguno, los 26.67 € de manutención sin pernocta? Es decir, ¿qué conceptos podemos incluir sin aportar justificantes de tickets?
Gracias y un saludo,

 14/02/2014 usuario707

Respuesta de despacho:

 17/02/2014 despacho1
Buenas tardes:

En primer lugar, es necesario señalar que, para el abono de estas cantidades en un trabajador por cuenta ajena, existen dos posibilidades:
  • bien pagarlas según Convenio, como plus. Es decir, pagar el salario del convenio y el plus. En ese caso no sería necesaria la presentación de justificantes.
  • bien abonar estas cantidades de forma independiente, pero en ese caso sí serían necesarios los justificantes o su acreditación por otro medio.
En relación con la exención de la tributación por IRPF, el art. 17 LIRPF señala que no tributan dichos gastos, hasta el límite que reglamentariamente se establezca.
“Artículo 17 Rendimientos íntegros del trabajo

1. Se considerarán rendimientos íntegros del trabajo todas las contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, dinerarias o en especie, que deriven, directa o indirectamente, del trabajo personal o de la relación laboral o estatutaria y no tengan el carácter de rendimientos de actividades económicas.

Se incluirán, en particular:

d) Las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan.”

Y, el art. 9 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, concreta este límite, para gastos de locomoción, manutención y estancia en sus apartados 2 y 3:

“2. Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.”

“3. a) Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

1. º Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:

Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

2.º Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.”

Por tanto, como veis, las cantidades que excedan de dichos límites sí estarán sujetas a tributación al IRPF. Y, en cualquier caso, para la exención de las cantidades que estén por debajo, es necesaria su justificación y acreditación.

En este sentido, la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 1 de marzo de 2011 recoge lo siguiente:
“De cualquier modo, en el caso que nos ocupa, las distintas posibilidades abarcan desde excluir cualquier exención por entender que se trata de una percepción propia del complemento de productividad y, como tal, incluida en los rendimientos del trabajo, a entenderla excluida por compensar aquellos gastos que se corresponden con lo asumido personalmente y justificado en locomoción, peajes y aparcamiento, con la alternativa de entender que ambas posiciones son compatibles excluyendo sólo, de lo percibido a tanto alzado, lo que realmente se justifique como correspondiente a desplazamientos profesionales, en este caso de enfermería. La cuestión se reduciría, pues a la acreditación de los gastos que tengan su justificación en los desplazamientos realizados, tal como exige el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Esta acreditación no se ha llevado a cabo, ni por el recurrente ni por la entidad pagadora.

La certificaciones aportadas solo acreditan que se ha percibido unas determinadas cantidades por el Dispersión Geográfica y la penosidad que conlleva prestar asistencia sanitaria a los ciudadanos en distintos núcleos de población, y la exigencia reglamentaria de la justificación en todo caso de la realidad de los desplazamientos a efectos de cuantificar el límite por kilometraje previsto, sin que ello en modo alguno pueda entenderse como una prueba imposible sino la recta proyección al supuesto de la carga probatoria contemplada en el artículo 105 de la Ley General Tributaria.”

Por todo ello, en vuestro caso, sí sería necesaria la justificación o acreditación de estas dietas por manutención, para la exención de las cantidades que no excedan de los límites anteriormente señalados. En la sentencia, la empresa no había proporcionado los justificantes y facturas. A tal fin, pueden servir las facturas, tickets de comida, parkings, autopista, taxis, etc. o sus documentos equivalentes.

Esperamos haber resuelto su consulta.

Reciba un cordial saludo.
Respuesta del usuario

Bien, nosotros sólo podemos justificar el desplazamiento mediante la tarjeta de autopista. A Hacienda sólo le vamos a presentar el justificante de viaje que firma el trabajador, amparado por el documento justificativo de los telepeajes, ¿aquí procede incluir los 26,67 euros de manutención sin ningún tipo de ticket de restaurante?.
Alguno de estos desplazamientos a lo largo del año ha coincidido en domingo, (por nuestra actividad ocurre puntualmente que haya algún trabajo en domingo), ¿se pueden incluir estos desplazamientos en domingo?, gracias,

 18/02/2014 usuario707

Respuesta de despacho:

 18/02/2014 despacho1
Buenos días:

Tal y como se ha señalado en la respuesta anterior, es necesario en estos casos la acreditación o justificación del día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo, para la exención de los gastos de locomoción y las dietas.

De esta forma, en vuestro caso, no procederá incluir los 26,67 € en razón de gastos de manutención, sin acompañar ningún tipo de justificante. En la contestación anterior, se refleja en la norma la necesidad de dicha justificación. No basta, por tanto, el desplazamiento para justificar que debe tener derecho también a la manutención.

Por lo que se refiere a los gastos ocasionados en domingo, no habrá problema siempre que se acredite o justifique el motivó que los ocasionó.

En este sentido, la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León, Burgos, de 8 de febrero de 2013, recoge un supuesto en el que la empresa no logra acreditar la necesidad de dichos gastos en domingo:

En primer término, por lo que se refiere a " restaurantes y comidas" se corresponden en su mayoría con sábados y domingos y en período estival, alegando el actor que se trata de comidas con una finalidad comercial, realizándose desplazamientos para contactar con nuevos clientes, y que el hecho de que muchas de ellas- casi su totalidad - se realizasen en verano o en sábados o domingos, se debe a que por su condición de funcionario de la Junta de Castilla y León no puede desarrollar sus actividades entre semana.

No están de, tales alegaciones no pueden prosperar, pues al margen de no quedar acreditada su condición de funcionario, en cualquier caso lo relevante es que no ha acreditado que esos gastos guarden correlación con los ingresos por él obtenidos en el ejercicio de su profesión, no habiéndose acreditado por el recurrente la realidad de esa actuación comercial que se invoca, lo que fácilmente pudo haberse demostrado en el procedimiento mediante oportuna prueba documental o testifical que su caso.

El hecho objetivo de que casi todas las comidas tuviese lugar en domingo o en sábado ( sólo hay una en viernes) corrobora lo acertado de la decisión adoptada por la Administración, máxime si tenemos en cuenta que en algunos casos los desplazamientos se corresponden con lugares turísticos, no habiéndose acreditado el motivo profesional que justificó la realidad de tal desplazamiento.

A mayor abundamiento, la práctica totalidad de los justificantes aportados correspondientes a restaurantes son tickets o facturas en las que nos identifica al destinatario de los servicios, existiendo - como pone de manifiesto la Abogacía del Estado- una notable variación del número de comensales (8 en la factura señalada con el n°6, 6 en la factura n°10, y 4 en las restantes) lo que impide determinar que fuera la actividad profesional del actor el motivo de las comidas.”

Por tanto, como veis, lo fundamental en estos casos es que, a pesar de que los desplazamientos o gastos se originen en domingo, se acredite el motivo profesional que justificó los mismos.

De esta forma, si están bien justificados, no habrá problema alguno.

Esperamos haber resuelto su consulta.

Reciba un cordial saludo.

Somos abogados

Eduardo Castilla Baiget
Eduardo Castilla Baiget
Licenciado en Derecho y Diplomado por la Escuela de Práctica Jurídica de la Universidad de Navarra
Vanesa León Arguedas
Vanesa León Arguedas
Graduada en Derecho y Máster Universitario en Acceso a la Abogacía por la Universidad Pública de Navarra
Ignacio Chacón Carvalhais
Ignacio Chacón Carvalhais
Graduado en Derecho y Máster de Acceso a la Abogacía por la Universidad Pública de Navarra
Juncal Fernández
Juncal Fernández
Es Graduada en Derecho por la Universidad de Navarra y realizó el Máster de Acceso a la Abogacía por la UNED